Comment organiser la fête de fin d'année de bureau idéale, approuvée par le personnel et la direction ?
Quelle que soit l'ambiance au bureau, une fête de fin d'année parfaitement organisée peut donner le ton à la nouvelle année et rassembler tous les employés, tous services confondus, pour célébrer les fêtes. Mais comment organiser la soirée parfaite qui fera parler d'elle pendant des mois ? Pour vous faciliter la tâche, nous avons compilé les conseils de quelques-uns des organisateurs d'événements les plus en vogue d'Hollywood afin de vous aider à planifier une fête de fin d'année qui ravira autant vos collaborateurs que la direction.
Définissez les éléments essentiels de votre fête de fin d'année
Avant toute chose, avant de vous plonger dans les détails les plus minutieux, vous devrez avoir une vision d'ensemble et définir clairement les priorités de haut niveau.
Déterminez votre budget
La toute première chose à faire pour organiser un événement est de définir votre budget. Ce dernier déterminera l'ensemble de l'événement et influencera chaque aspect de votre fête, y compris le repas et le lieu. Il est donc essentiel de régler cette question dès le départ.
Déterminez le nombre de vos employés
Avant toute réservation, il vous faudra recenser le nombre exact de vos employés afin d'estimer qui sera présent à votre événement. Vous devrez également décider si les employés pourront venir accompagnés de leur conjoint ou d'une autre personne. Ces deux points sont essentiels et influenceront directement le choix du lieu et le coût du repas.
Lieu et date
Le lieu est sans doute l'élément le plus important de toute fête, car il détermine souvent l'ambiance, le thème et peut-être même le menu. De plus, il représente généralement la plus grande part de votre budget ; choisissez donc avec soin ! Privilégiez un lieu élégant, accessible et pouvant accueillir tous vos invités, tout en respectant votre budget. Essayez également de trouver un lieu proposant une formule incluant le repas. Un grand parking et un emplacement facilement accessible à tous vos invités sont également essentiels. Lors de votre recherche, n'oubliez pas d'organiser une visite des lieux afin de pouvoir les découvrir en personne avant de réserver et poser vos questions sur place.
Déterminer le thème et le concept
Bien que le thème des fêtes soit un choix évident, il vous faut un concept plus précis que de simples guirlandes et sapins de Noël pour affiner vos choix de décoration et garantir une réception élégante.
Exemples de thèmes liés aux fêtes :
Noël blanc
Cloches d'argent
Forêt de cannes de Noël
Pulls de Noël moches
Le pôle Nord
Pays des merveilles hivernales
Le lieu de votre événement peut également influencer le thème et la décoration, alors assurez-vous d'en tenir compte lors de l'élaboration du concept de votre fête.
Choisissez une équipe pour vous aider dans la planification et l'exécution de votre événement
Aucune grande fête ne s'organise seul, alors ne tentez pas de tout gérer vous-même. Constituez un comité, sollicitez des volontaires et attribuez à chacun un domaine d'intervention : restauration, décoration, animations, etc. Collaborer et échanger des idées est aussi un excellent moyen de motiver vos équipes et de susciter l'enthousiasme pour votre événement.
Établissez un calendrier et des objectifs réalistes pour votre planification
Commencez à planifier tôt pour vous assurer de pouvoir réserver un lieu et organiser votre événement sereinement. Débutez les démarches au plus tard au début de l'automne pour garantir la disponibilité d'une salle à la date choisie. Fixez également des échéances précises pour les tâches de votre comité d'organisation afin de garantir le bon déroulement des opérations.
Planification/Personnalisation des menus
Un repas servi à table, un buffet ou des hors-d'œuvre servis à table sont les options de restauration classiques pour la plupart des événements. Toutefois, il est important de vous renseigner rapidement auprès de votre lieu de réception pour savoir si les repas sont inclus ou s'il vous faudra faire appel à un traiteur extérieur. Pensez également à consulter votre équipe pour connaître les éventuelles restrictions alimentaires de certains participants, telles que :
Végan
Végétarien
Intolérance au lactose
Sans gluten
Allergies alimentaires
Lorsque vous contacterez votre lieu de réception ou votre traiteur, veillez à leur faire part de ces restrictions afin que les besoins de chacun soient pris en compte. Recherchez également un menu varié et diversifié qui puisse plaire à tous les goûts.
Invitations/Correspondance au personnel pour communiquer les détails
Impossible d'organiser une fête si personne ne vient ! Assurez-vous donc que votre équipe soit informée bien à l'avance de la date et de l'heure de l'événement. Communiquez-les dès le début de la planification et envoyez des rappels avant l'événement pour que personne n'oublie. Qu'il s'agisse d'un courriel à tout le personnel, d'une invitation électronique ou d'invitations papier, toutes les informations importantes concernant votre événement doivent être clairement communiquées à vos collaborateurs suffisamment tôt pour qu'ils puissent s'organiser.
Tout est dans les détails
Votre fête de fin d'année doit refléter l'originalité de votre entreprise ; il est donc important de soigner les détails. Voici quelques exemples de petites attentions qui contribueront à rendre votre fête encore plus mémorable et à offrir une expérience unique à votre équipe.
Reconnaissance des employés
Votre entreprise ne serait pas ce qu'elle est aujourd'hui sans l'équipe formidable qui la dirige, et il est important que vos employés sachent à quel point leur contribution est appréciée. Votre fête de fin d'année est le moment idéal pour célébrer leurs efforts et leur témoigner votre reconnaissance. Vous pouvez le faire par des cadeaux, des primes, des récompenses informelles, ou simplement par des marques de reconnaissance verbales. Une autre excellente option consiste à faire un don à une association caritative qui tient à cœur à votre entreprise au nom de vos employés et à l'annoncer lors de l'événement.
Retour à la maison en toute sécurité
La fête de fin d'année de votre entreprise est l'occasion unique de se retrouver et de se détendre, ce qui implique souvent de consommer de l'alcool. Pour que chacun rentre chez soi en toute sécurité, insistez sur l'importance de ne pas conduire en état d'ivresse et remboursez les courses en Uber, Lyft, taxi ou tout autre moyen de transport responsable.
Cocktail signature
Pour ajouter une touche personnelle à votre fête, créez un cocktail signature que vos invités pourront déguster et qu'ils ne trouveront nulle part ailleurs. Au moment de le nommer, essayez de faire un lien avec les fêtes ou d'y glisser une pointe d'humour, voire une blague entre collègues.
Activités
Pour qu'une soirée soit mémorable, il faut plus que de la nourriture et des boissons gratuites. Pour que vos invités restent captivés toute la soirée et créent de nombreux souvenirs, prévoyez des activités amusantes qui plairont à tous.
Cela pourrait inclure :
Photobooth
échange de cadeaux du Père Noël secret
Jeux de team building
Anecdotes de bureau
Dansant
Concours
Incorporez l'humour
Une fête ne doit surtout pas être ennuyeuse, alors n'ayez pas peur de vous amuser et de montrer votre côté loufoque.
Détendez l'atmosphère en :
Incorporer des blagues internes
Raconter des histoires drôles pendant les discours
Projection sur écran de photos des événements précédents du personnel
Qu'il s'agisse d'une fête décontractée au bureau ou d'une réception plus formelle dans un hôtel de luxe comme le SoHo Hotel Toronto, il est essentiel de personnaliser votre fête d'entreprise en fonction de votre culture d'entreprise. Alors, célébrez de manière responsable, remerciez vos collaborateurs et surtout, passez un moment inoubliable !.
